Jak pracować z listą zadań?
Znasz to? Coś robisz. Już nieważne, czy akurat tworzysz, czy próbujesz odhaczyć w pracy kolejne zadanie - zawsze przychodzi ten moment, że w Twojej głowie pojawia się myśl i brzmi ona na przykład: "muszę napisać do Anki, żeby przesłała mi ten artykuł, o którym wczoraj opowiadała". Pracujesz dalej i po chwili przypominasz sobie: "masło. Muszę kupić masło, bo mam ochotę na jabłecznik a bez masła nie zrobię ciasta. A co było to pierwsze? A, napisać do Anki o artykuł". Później masz spokój, ale nie na długo. Nie mija nawet kwadrans i znów: "rachunek za prąd zapłacić, bo skończyło się stałe zlecenie. I co tam jeszcze? A, napisać do Anki i kupić jajka do ciasta. Nie, to nie były jajka, tylko masło". Ile energii tracisz na odtwarzanie w kółko w głowie listy zadań?

Zapisz to sobie, serio.

To od razu odciąży Twoją głowę. Nie będziesz musiała przypominać sobie całej listy po dodaniu kolejnego elementu – wszystkie będą już czekać na papierze, aż skończysz to, co właśnie robisz i weźmiesz się za odhaczanie.

Spisanie zadań pozwoli Ci też od razu oszacować, ile ich faktycznie jest i ile czasu może zająć realizacja. Odtwarzając listę w pamięci często zaczynamy panikować, że tego jest tak strasznie dużo, przez co ciężko nam się zorganizować i skupić na tym, co robimy, bo nasza uwaga jest skierowana częściowo na to, żeby o niczym nie zapomnieć.

Jak odpicować listę?

Najlepiej zacząć od zrobienia zrzutu z głowy wszystkich zadań, które nam w niej zalegają – ten zrzut będzie pewnie brzydki i pokreślony, ale mając przed oczami to, z czym przyjdzie nam się zmierzyć, łatwiej będzie nam zrobić porządek z zadaniami. Pewnie, już samo zrobienie listy odciąży mózg, ale żeby zrobić z niej jeszcze bardziej pomocne narzędzie, warto poświęcić kilka dodatkowych chwil.

Ustal kolejność

Które zadania musisz odhaczyć w nieprzekraczalnym terminie? Niewykonanie którego z nich teraz dołoży Ci obowiązków później albo utrudni życie? Co wiesz, że musisz zrobić, ale stale to odkładasz? Które zadanie jest dla Ciebie ważne i nie chcesz go odkładać, a które może jeszcze poczekać? Ponumeruj je od 1 do ilu trzeba (najlepiej ołówkiem), zaczynając od najważniejszego. Zrobisz to na początku, a później już nie będziesz się zastanawiać, tylko działać.

Wybierz priorytety

Doba nie jest z gumy, więc jest bardzo prawdopodobne, że nie wszystkie zadania uda Ci się zrealizować jednego dnia. Biorąc to pod uwagę, które są najważniejsze? Ustaw je na podium – wybierz jeden priorytet i dwa ciut mniej ważne zadania, za które weźmiesz się w pierwszej kolejności, jeśli starczy czasu. To będą prawdopodobnie takie rzeczy, których nie ruszysz z tego podium nawet wtedy, gdy lista się rozrośnie. Kolejne przefiltrowanie zadań może trochę zmienić ich kolejność.

Wybór priorytetów zależy od Twoich obowiązków, planów, tego, co dyktuje Ci serce (i trochę rozum) i – oczywiście – od pewnych nieprzekraczalnych terminów. Mając na liście zadań: przygotować post na bloga, przygotować wysyłkę newslettera, dokończyć pisać opowiadanie, przygotować zwrot zamówienia z Zalando, obejrzeć powtórkę biznesowego webinaru, zamówić prezent dla mamy, co powinno być dla Ciebie priorytetem? Muszę tu użyć odpowiedzi, której nie cierpię: to zależy. Bo naprawdę zależy – od odpowiedzi, których udzielisz. Na kiedy musi być gotowy post albo newsletter – na jutro, czy na za dwa tygodnie? To samo z opowiadaniem – piszesz je dla siebie i możesz dokończyć w piątek, czy jest na Bardzo Ważny Konkurs i musisz je wysłać do środy? A może jest dla Ciebie na tyle ważne, że właśnie chcesz olać wszystko inne i się na nim skupić? Kiedy mija termin możliwości zwrotu zamówienia z Zalando? Jeśli jutro, to dobrze jednak wygenerować dzisiaj ten zwrot, ale jeśli w przyszły wtorek, możesz to zrobić za dwa dni. Co się stanie, jeśli tego nie zrobisz? Będziesz kilkadziesiąt (-set?) złotych w plecy. Oczywiście możesz później odsprzedać te ubrania koleżankom czy na Vinted, ale to dodatkowa praca – czy będziesz miała na nią czas? A co z prezentem dla mamy, czy to coś, co przyjdzie w ciągu dwóch dni, czy to jakaś rzecz robiona na zamówienie, której samo wykonanie zajmie dwa tygodnie i musisz złożyć zamówienie jak najszybciej, jeśli paczka ma przyjść przed urodzinami? I tak dalej, i tak dalej. Pamiętaj, że każdy ma swój filtr. To, co dziś dla mnie byłoby na pierwszym miejscu, dla Ciebie i w Twojej sytuacji może być na ostatnim.

Lista zadań - priorytety
Tak może wyglądać kolejność zadań, zakładając, że zbliża się publikacja notki i wysyłka newslettera, za to na zamówienie prezentu i zrobienie zwrotu mam jeszcze trochę czasu. Priorytety to zadania 1-3.

Może się okazać, że pojawi się jedno czy dwa zadania, które rzeczywiście musisz załatwić dzisiaj, a to z kolei spowoduje, że będziesz musiała trochę się sprężyć i siedzieć nad nimi, dopóki ich nie skończysz, ale właśnie po to ustalamy te priorytety, żeby resztę zadań móc ze spokojną głową odłożyć na kolejne dni.

Pogrupuj zadania

Możesz zastosować tę metodę przed ustaleniem kolejności i wybraniem priorytetów (a później odpowiednio uszeregować kategorie zadań) albo zamiast nich. Zadania możemy połączyć tematycznie (np. w kategorię NEWSLETTER, zawierającą zrobienie wszystkiego, co musi być gotowe przed jego wysyłką) albo według miejsc (np. wszystko, co mamy do zrobienia przy komputerze). Masz do zrobienia post na bloga, zwrot ubrań, obróbkę zdjęć i rachunek do zapłacenia? Świetnie, możesz to zrobić za jednym posiedzeniem przy komputerze, nawet jeśli początkowo te zadania nie leżały obok siebie. Innym przykładem może być robienie zdjęć – jeśli masz zaplanowane treści do publikacji albo chociaż pomysły na nie, spróbuj przygotować jak najwięcej zdjęć do każdej z nich. Zamiast wyciągać aparat czy przygotowywać tła, aranżację kilka razy w tygodniu, spróbuj poświęcić jednorazowo trochę więcej czasu, żeby zrobić sobie zapas materiału. Może to być również pomocne pod tym kątem, że zwykle trafia się w takich przypadkach kilka uniwersalnych zdjęć, których będziesz mogła później użyć np. na Instagramie w chwilach, w których będziesz miała gotowy tekst, a nie będziesz miała obrazka.

Możesz od razu spisywać zadania kategoriami albo zapisać je w takiej kolejności, w jakiej przychodzą Ci do głowy, a później oznaczyć kolorami te, które należą do jednej grupy. Jeśli nie od razu widzisz kategorie, zrób najpierw listę na brudno, a na osobnej kartce zapisz pierwszą kategorię i przepisz z pierwszej listy wszystkie zadania, jakie do niej pasują.

Lista zadań - kategorie zadań
Tak może wyglądać ten sam zestaw zadań, pogrupowany na dwa różne sposoby. Czasem takie uporządkowanie wystarczy, a czasem możesz jeszcze ustalić kolejność lub wybrać priorytetową grupę zadań.

Przykładem na pogrupowanie zadań według miejsca wykonania może być to, co jest do zrobienia w kuchni – przy jednym pobycie możemy ugotować obiad (również na dzień czy dwa do przodu), naszykować sobie jedzenie do pracy, a czekając, aż na kuchence wszystko się ugotuje, ogarnąć blat czy przepakować zmywarkę. Albo przeznaczyć ten czas czekania na odpoczynek – czytanie książki albo przeglądanie internetu. 😀

Jeśli w kolejce czekają audiobooki czy podcasty, połącz je w pary z innymi zadaniami – spacerem po lesie (o ile nie zależy Ci akurat na słuchaniu ciszy), jazdą samochodem, leżeniem w wannie.

Takie grupowanie zadań kojarzy mi się trochę z generalnymi porządkami w domu. Możemy albo umyć okna w każdym pomieszczeniu, później w każdym odkurzyć, przetrzeć podłogi itp. Możemy też sprzątać każde pomieszczenie od podłogi do sufitu, zanim przejdziemy do kolejnego. Myślę, że sama intuicyjnie wyczujesz, co jest dla Ciebie bardziej naturalne i jaka konstrukcja listy zadań jest dla Ciebie najwygodniejsza i najbardziej czytelna.

Wiem, że część podpowiedzi może Ci się wydawać oczywista, być może już tak robisz, nawet bez listy zadań, ale wiem też, że czasem na najprostsze rozwiązania najtrudniej wpaść – dlatego wolałam wypisać wszystkie pomysły, jakie przyszły mi do głowy, żeby mieć czyste sumienie. 😀

Co z dochodzącymi zadaniami?

Prawdopodobnie jak już się weźmiesz za odhaczanie, to albo ktoś coś będzie chciał od Ciebie albo przypomnisz sobie o kolejnych rzeczach – wpisz je na koniec listy. O ile sprawa nie dotyczy czegoś pilnego, co zepchnie z podium wybrane priorytety (np. jeśli nie zapłacisz rachunku w ciągu godziny, odetną Ci prąd) to może spokojnie zaczekać. Do takich rzeczy należą w moim odczuciu dzwoniące telefony (zapisz sobie, żeby oddzwonić – możesz to zrobić w przerwie między zadaniami), wszystkie wiadomości (odpowiesz jak już zrobisz ważne rzeczy), nagła potrzeba uzupełnienia listy zakupów (zadanie pierdołowate – na koniec listy) i ogólnie wszystko to, co na pierwszy rzut oka wydaje się pilne, bo dzieje się teraz, a wcale takie nie jest.

Podczas tworzenia zdarza się też, że skupiamy się na jednym temacie, a do głowy przychodzą nowe wątki i pomysły na kolejne teksty, kadry, grafiki. Pojawia się rozdarcie, czy się nimi zająć, póki są, czy siedzieć uparcie nad tym, co jest do zrobienia. Według mnie to znowu te tematy, które trzeba spisać. Najlepiej, jeśli na tego typu pomysły będziesz mieć osobny plik tekstowy w telefonie albo notes (jak Ci wygodniej). Przerzuć tam od razu każdy nowy pomysł – jak najbardziej możesz poświęcić dodatkową chwilę, żeby go krótko opisać, naszkicować kadr, który widzisz, napisać dwa słowa, czemu chcesz to tak pokazać albo co powinno być najważniejszą myślą, którą chcesz wyeksponować. Wrzucenie tego wszystkiego do Twojego banku pomysłów pozwoli Ci się ponownie skupić na zadaniu z listy, bo (ponownie) nie będziesz tracić energii na pilnowaniu, aby o niczym nie zapomnieć. Dodatkowa zaleta jest taka, że w przypadku braku weny będziesz mieć swoje archiwum, w którym będziesz mogła szukać inspiracji (a o innych sposobach na poradzenie sobie z brakiem weny przeczytasz TUTAJ).

Odhaczaj, ale nie przesadzaj

Lista to nie jest plan dnia (może nim być, ale nie musi). Nie uwzględnia życia, a jedynie zadania, które chcesz prędzej czy później wykonać – jedne dlatego, że są dla Ciebie ważne, inne wcale nie są, ale natrętnie wracają i musisz zużywać energię na pamiętanie o nich (więc dobrze by było w końcu mieć je z głowy), a jeszcze inne dlatego, że po prostu trzeba, bo jesteśmy dorosłe i czasem musimy robić dorosłe rzeczy (np. płacić rachunki), bo nie chcemy iść do więzienia. Dlatego pamiętaj, że nie musisz załatwić wszystkiego za jednym zamachem – możesz rozłożyć sobie pracę na cały dzień, dwa dni, a nawet tydzień czy miesiąc. Lista ma służyć do tego, żebyś wiedziała, za co się zabrać w następnej kolejności albo jaka drobnostka czeka na zrobienie między większymi zadaniami.

Do odhaczania tych zadań przyda Ci się umiejętność znajdowania czasu na jedną rzecz (o której przeczytasz TUTAJ) – jeśli jednorazowo nie masz dużo czasu, ta metoda pomoże Ci popychać zadania do przodu, a jednocześnie uniknąć poczucia przeciążenia, spowodowanego tym, że musisz zrobić wszystko na raz.