"Nowy tydzień, nowe nadzieje!" Zwykle to właśnie myślę, rysując kolejne tabelki. :D Podejść do planowania tygodnia miałam w swoim życiu bardzo dużo - i zwykle moje plany najpóźniej w okolicach środy mijały się z życiem, przybijały sobie z nim piątkę i odjeżdżały w stronę zachodzącego słońca, czy raczej - Świętego Nigdy. Dzisiaj przedstawiam Ci mój sposób na ogarnięcie tygodnia, który wypracowałam sobie metodą prób i błędów. Teraz przeprowadzę Cię przez niego krok po kroku, a o tym, jak radzić sobie z błędami i przeszkadzajkami utrudniającymi planowanie, przeczytasz w przyszłym tygodniu. To co - do dzieła!

Ustal termin i przygotuj listę zadań

Od razu muszę uprzedzić – nie da się dobrze zaplanować tygodnia, próbując to zrobić w biegu. Planując w ten sposób zawsze o czymś zapomnisz albo nie doszacujesz. Dlatego najlepiej umówić się ze sobą na konkretny termin. Sobota lub niedziela po obiedzie, poniedziałkowy wieczór – tak, aby było Ci wygodnie, ale jednocześnie żeby znalezienie tego czasu było realne (o tym, jak znaleźć czas na jedną, nie tylko twórczą rzecz, przeczytasz TUTAJ).

Rozrysuj tabelki i zrób listę rzeczy, na które chcesz znaleźć czas

Wiem, że kiedy zaczyna się planować, bardzo kusi przeglądanie inspiracji BuJo w internecie i najważniejsze wydaje się, żeby te tabelki były ładne, ale ja będę Cię zachęcać, żeby pierwsze podejście było na brudno. Najlepiej, jeśli po prostu podzielisz kartkę na 7 części (chyba że chcesz planować tylko tydzień roboczy). Jeśli będzie to dla Ciebie pomocne, wypisz z boku godziny. Osobno wypisz wszystkie zadania, które chcesz zrealizować – przede wszystkim te, które dopiero będziesz próbowała upchnąć w swoim tygodniu, ale wypisz też wszystkie spotkania, wizyty u lekarzy itp. jeśli czujesz, że możesz o nich zapomnieć.

Wypisz powtarzalne zadania

Chodzi tutaj o zaznaczenie rutyny – praca na etacie, regularne zakupy, zajęcia na siłowni. Lubię to robić w taki sposób, żeby zaznaczyć mniej więcej, jaką część dnia zajmie mi dana czynność – taka wizualizacja sprawdza mi się bardziej niż rozpisywanie przedziałów godzinowych, dlatego godziny wpisuję tylko przy nieprzekraczalnych terminach (głównie przy spotkaniach). Sama rozpiska godzin może spowodować, że wprawdzie tych zadań będzie tyle, że będziesz miała co robić aż do 19.00, ale zajmie to tylko pół kolumny i uznasz, że jeszcze drugie tyle w niej zmieścisz, a to tak niestety nie działa.

Tak może wyglądać przykładowa tygodniowa rutyna. To, co piszę w tabeli, jest zmyślone, ale realne. Oczywiście zwykle tych zadań jest więcej, ale chciałam, aby wszystko pozostało czytelne. 🙂

Wypisz wszystkie rzeczy, których nie chcesz przesunąć

Skoro już wiesz, ile zajmują Twoje standardowe tygodniowe zadania, zapisz te wydarzenia, które niekoniecznie się powtarzają, ale są wpisane w Twój plan i nie bardzo masz je jak przesunąć – możesz to zrobić, ale będzie to uciążliwe albo zwyczajnie nie chcesz ich przekładać. To będą na przykład wizyty u lekarza, ale również spotkania z przyjaciółmi, z których raczej też nie chcesz rezygnować. To również etap na wpisanie rzeczy typu przegląd samochodu, wymiana opon, odebranie paczki z paczkomatu, nadanie paczki kurierem.

Jeżeli publikujesz w sieci i robisz to regularnie, zaznacz dni, w które coś wrzucasz. Zdaję sobie sprawę, że to też swego rodzaju rutyna, ale według mnie to element, którym w razie czego możemy pożonglować. Z drugiej strony, jeśli publikujesz coś w ramach różnych zleceń czy współprac i terminy są narzucone na sztywno, lepiej uwzględnić je na wcześniejszym etapie.

Tabela - nieprzesuwalne

Określ granice i zaplanuj odpoczynek

Zrób to, zanim zapełnisz absolutnie każdą szczelinę w tabelce. 😀 To, co pojawiło się w niej do tej pory to zadania, które – powiedzmy – trzeba zrobić. Odpoczynek też jest jedną z takich czynności – inaczej daleko nie zajedziesz. Wiem, że ciężko się odpoczywa od 18.00 do 19.00, z zegarkiem w ręce, dlatego równie ważne jest wyznaczenie granic. To może być określenie godziny, o której bezwzględnie kończysz pracę albo wyłączasz internet, żeby już nie przeglądać socialmediów. W takim przypadku po zakończeniu pracy możesz mieć już czas dla siebie, który bez patrzenia na zegarek wykorzystasz tak, jak akurat będziesz potrzebować – na książkę, jogę, długą kąpiel, film czy słuchanie muzyki. Możesz też uznać, że nie zaczniesz pracy bez zrobienia choćby 10 minut jogi czy innego rozruchu – nie zaczynasz wcześniej niż o 9.00, a do tej godziny chcesz mieć za sobą trochę aktywności fizycznej. Jeśli masz pracę etatową, a oprócz tego np. piszesz bloga po godzinach, rozkręcasz działalność albo masz działalność nierejestrowaną, równie ważne może się okazać zaczynanie tej drugiej nie później, niż… – z tego powodu, że czasem się nie chce i po prostu trzeba z tym niechcemisiem siąść o konkretnej godzinie i zrobić swoje.

Zapełnij pozostałe okienka czasowe

Wiesz już, ile czasu zajmują Twoje standardowe zajęcia, wiesz jakie masz dodatkowe zadania i masz pewność, że nie zajedziesz się do granic możliwości, bo od razu zaznaczyłaś, kiedy odpoczniesz. Przyjrzyj się teraz, ile czasu zostało na Twoje rzeczy? Czy to godzina dziennie, czy może więcej albo zależy od dnia? Zestaw te okienka ze swoją listą zadań – ile zmieścisz?

Niedzielne okienka nie mają przedziałów godzinowych, bo niedziela się rządzi swoimi prawami i rzadko patrzę na zegarek.

Muszę Cię od razu uprzedzić, że to, że masz pewne okienko wcale nie oznacza, że zapełnisz je szczelnie – zwykle dla każdego zadania trzeba założyć około 15-20 minut więcej niż nam się wydaje. Po pracy na etacie, podczas której analizujemy, działamy konkretnie i bardzo zadaniowo, będzie ciężko przestawić przełącznik na kreatywność i od razu zacząć tworzyć, bo musimy się zmieścić w konkretnym przedziale czasowym. I odwrotnie – po procesie twórczym nie wejdziemy od razu w stan pełnego skupienia, żeby np. przeanalizować nasze wydatki i ustalić budżet na kolejny miesiąc.

Przyjrzyj się, w jaki sposób możesz uzupełnić pozostałe okienka czasowe. Być może uda Ci się zaplanować pracę kreatywną na jeden dzień, a tę związaną z rozkminami i planowaniem na inny, żeby nie musieć szybko się przełączać między trybami? Może uda Ci się trochę poprzestawiać, żeby w któryś dzień znaleźć więcej czasu na swoją twórczość, może ustalisz przygotowywanie treści na jeden konkretny dzień, żeby w kolejne dni tworzyć tylko dla frajdy?

Moje plany mogłyby wyglądać w taki sposób. Weekendów nie planuję zwykle zbyt szczegółowo, stąd nieuzupełnione okienka, za to dni robocze staram się rozpisać jak najlepiej i dobrze wymierzyć z zadaniami.

Zadanie z gwiazdką

Kiedy już wypełnisz tabelki, ustal, jaki efekt chcesz osiągnąć na koniec tygodnia. Treści zaplanowane na cały miesiąc? Zapas tekstów? Przeczytana jedna książka? Dokończenie obrazu? Wybierz coś i się tego trzymaj – ta decyzja nada priorytet części zadań. Dzięki temu jeśli będziesz miała beznadziejny tydzień, będziesz wiedziała, które zadania możesz rzucić w kąt, a za które się wziąć, żeby krok po kroku realizować swoje cele.

Jak nie porzucić planowania?

Przede wszystkim zachęcam Cię, żebyś wytrwała w planowaniu przynajmniej 3-4 tygodnie, żebyś mogła zaobserwować, jak Ci się żyje z takim planem tygodnia. Z czasem zaczniesz pewnie pomijać w rozpisce najbardziej rutynowe zadania, a będziesz zapisywać tylko to, co chcesz wykonać w okienkach czasowych, które zaobserwowałaś na początku. Polecam jednak co jakiś czas rozpisać sobie dokładniej, jak wyglądają Twoje dni – mam wrażenie, że kiedy coś jest na papierze i możemy popatrzeć na to z góry, nasze mózgi trochę lepiej kombinują, jeśli chodzi o dostrzeganie pewnych mniej lub bardziej korzystnych schematów albo żonglowanie zadaniami.

Żeby pamiętać o zaplanowaniu kolejnego tygodnia… Zaplanuj na to czas. 🙂 Oczywiście, z każdym tygodniem będzie szło Ci coraz sprawniej, ale nie warto pomijać tej czynności w kalendarzu – niech to będzie Twój nawyk i niech ma swoje miejsce w tabelce. Na początku najlepiej połączyć go z inną rutynową czynnością. W sobotę po południu lubisz wypić kawę na kanapie i zjeść ciacho? Być może dobrym pomysłem będzie poświęcenie tego czasu również na zaplanowanie zadań. W niedzielę po obiedzie zawsze idziesz na spacer? Po powrocie siądź przy biurku i rozpisz nadchodzący tydzień. Obserwuj też, co Ci się sprawdza – w które dni byłaś z siebie zadowolona, a w które byłaś zmęczona, bo próbowałaś upchnąć za dużo zadań? Twoje odczucia mogą się też zmieniać w zależności od cyklu – będą dni, kiedy będziesz demonem produktywności, a będą też takie, kiedy najbardziej usatysfakcjonuje Cię sięgnięcie po koc i herbatę. To całkowicie normalne! Z tego powodu ważne jest, żeby nie rzucać planowania w kąt po pierwszym tygodniu, bo planowania – tak jak każdej nowej rzeczy – trzeba się po prostu nauczyć i trochę je do siebie dostosować.

Dobra wiadomość – jeśli chcesz, możesz już zacząć przeglądać inspiracje BuJo i zacząć rozmyślać, jaki układ tabelek Ci się sprawdzi. Dodaj kolorki, ładne napisy i ozdobniki. Pamiętaj tylko, żeby wygląd Twojego planu tygodnia nie stał się ważniejszy niż jego funkcjonalność. 😉